Вступ

Даний програмний продукт є спрощеною обліковою системою для обліку руху товарів та послуг. Окрім руху товарів також в системі обліковуються заборгованості в розрізі первинних документів (закупок та продажів). Дана програма призначена для використання самозайнятими особами в сфері торгівлі та послуг, які не використовують найманої праці, не ведуть повноцінного бухгалтерського обліку, не здійснюють валютних операцій. Програма дозволяє лише обліковувати рух товарів та заборгованості в розрізі первинних документів. Також є можливість друку накладних та рахунків.

З чого почати? Документ “Закупівля”

Оскільки ваш бізнес полягає в тому, щоб продавати товари, логічно було б почати з документу “Продаж”, проте ще з дитинства нам відомо, що “для того щоб продати щось непотрібне, необхідно спочатку купити щось непотрібне”©. Для обліку купівлі чогось непотрібного використовують документ “Закупівля”. Для цього після запуску програми (попередньо встановленої з Play Market) тапніть на назві розділу “Документи”. Розкриється список доступних журналів документів. Оберіть “Закупівля”.

По тому натисніть “+” у правому верхньому куті. Буде створено новий документ “Закупівля”, а на вашому екрані буде закладка “Деталі” документу. В цій закладці ви можете встановити дату та час проведення документу, дату створення рахунку, вибрати постачальника та місце зберігання товару, до якого надходить (надійшов) товар.

Для цього просто тапніть у відповідному полі і виберіть необхідне значення у вікні, що з'явиться. Якщо потрібного значення немає, просто додайте його.

Довідники “Контрагенти” та “Місця зберігання”

Для додавання елементу довідника, знаходячись у ньому, тапніть “+” у правому верхньому куті. Заповніть усі необхідні поля і натисніть “ОК”. Для вибору бажаного елементу просто тапніть на ньому.

Документ “Закупівля” (продовження)

Після заповнення усіх реквізитів “Деталей” перейдіть до закладки “Накладна”. Це можна зробити двома способами:

  1. тапнути на назві закладки або
  2. свайпнути екран вліво (провести пальцем по екрану справа наліво).

Для додавання товарів натисніть “+”.

З'явиться таблиця підбору товарів. Якщо потрібного товару в таблиці немає, його необхідно додати.

Довідник “Товари”

Додавання товарів

Додати товар можна також двома методами:

  1. знаходячись в таблиці підбору товарів (фактично це довідник “Товари”), тапніть “+” що у правому верхньому куті. У відповідне поле введіть назву товару, наприклад Крупа гречана. Якщо це не матеріальний актив, а послуга, поставте прапорець в чек-боксі “Послуга”. Якщо товар має штрих-код, введіть його у відповідне поле (“SKU”). В полі “Фасовка” можна зберігати кількість одиниць товару в упаковці. В нашому випадку можна ввести 50. Заповніть також поле “Закупівельна ціна”, наприклад 0.8, приберіть з екрану віртуальну клавіатуру і тапніть “ОК”.
  2. Або

  3. перейдіть в довідник “Товари”, для чого вийдіть з документу “Закупівля”, натиснувши кнопку “Назад” стандартної панелі кнопок Android. Документ можна зберегти і повернутися до нього після додавання товару (товарів). Вийдіть з журналу закупівель в головне вікно (ще раз кнопка “Назад”) і розгорніть список “Довідники”, тапнувши на його назві. Тапніть “Товари”. Потім “+” і зробіть усе, як описано в попередньому пункті.

Зупинимось окремо на цінах.

Довідник “Ціни продажу”

Програма передбачає існування однієї категорії ціни закупки і необмеженої кількості категорій цін продажу. Категорії цін продажу можна створювати в довіднику Ціни продажу. Для створення категорії ціни зайдіть в довідник Ціни продажу. Для додавання нової категорії цін натисніть “+”. Введіть назву, наприклад, Роздрібна та коефіцієнт, наприклад, 1.3. Натисніть “ОК”.

Коефіцієнт використовуватиметься для розрахунку відповідної ціни при додаванні товару за алгоритмом: ціна закупки * коефіцієнт. Тобто якщо ви додали категорію цін Роздрібна, а коефіцієнт встановили 1.3, то це означатиме, що при додаванні товару ви зможете автоматично розрахувати ціни продажу для нього.

Довідник “Товари” (продовження)

Додавання товарів (продовження)

Як це працює? Вийдіть із довідника “Ціни продажу” і поверніться в довідник “Товари”. Додамо ціну Роздрібна для товару Крупа гречана. Натисніть на рядку (це “короткий тап”) Крупа гречана. Або натисніть та утримуйте палець на цьому рядку впродовж однієї секунди (в подальшому називатимемо це “довгий тап”), в контекстному меню, що з'явилося, виберіть “Змінити” (на пункті “Видалити” зупинятись не будемо, оскільки “і так все зрозуміло” (© Рабінович)). З'явиться таке саме діалогове вікно, як при додаванні товару. Як ви помітили, в нижній частині з'явилася категорія ціни “Роздрібна” з віконцем для зберігання його значення. Якби в довідник “Ціни продажу” ми додали би ще “Оптова” та “Розпродаж” з коефіцієнтами відповідно 1.15 та 0.7 (можете зробити це зараз), то отримали б три віконця — Роздрібна, Оптова та Розпродаж. Для автоматичного розрахунку значень цін для даного товару тапніть кнопку “Авторозрахунок”, а потім “Усі” або “Пусті”.
Ціни розрахуються за наведеним вище алгоритмом. Їх значення будуть відповідно 1.04, 0.92 та 0.56. У будь який момент ціну можна відкоригувати вручну. Тапніть у відповідному віконці і введіть нову ціну. Завершіть операцію тапом на “ОК”.

Ієрархічна структура

Зазначимо, що довідник “Товари” багаторівневий. Створити нову групу можна викликавши меню (відповідна кнопка стандартної панелі кнопок Android) та обравши пункт “Створити нову групу”. Так само в групі можна створити підгрупу, в ній іще одну і так далі (кількість рівнів не обмежена).

Для того щоб увійти в групу, просто тапніть на її назві. При цьому над таблицею довідника з'явиться рядок навігації. Піднятись на рівень вгору — тапніть на відповідній назві в рядку навігації, або на Root (що означає корінь, з якого починаються усі гілки) — для переходу в кореневу директорію.

Продивлятись довідник можна також з виключеною ієрархією. Для цього тапніть іконку “Ієрархія” (в правому верхньому куті екрану на панелі кнопок справа від “+”). В цьому режимі рядок навігації зникає так само, ніби ви знаходитесь в кореневій директорії. Включити ієрархічне представлення — тапніть цю іконку ще раз.

Сортування

Усі елементи розташовуються в довіднику наступним чином: спочатку групи (папки), потім звичайні елементи у порядку їх додавання. Проте рядки довідника можна сортувати, обравши критерієм будь яку колонку. Для цього потрібно лише тапнути заголовок відповідної колонки. На ньому з'явиться стрілочка. Якщо вона направлена вниз, вибрано порядок за зростанням. Якщо догори — за зменшенням. Якщо відсутня — за замовчуванням (тобто, у порядку додавання товарів).

Меню. Фільтр

Як зазначалося вище, меню викликається натисканням кнопки “Меню” стандартної панелі кнопок Android. Окрім “Додати нову групу” в ньому є ще два пункти: “Фільтр” та “Налаштування”.

Фільтр використовується для відбору значень, що відповідають введеному критерію. Фільтр можна встановити по будь якому полю (будь якій колонці таблиці). Для встановлення фільтру виберіть пункт меню “Фільтр”, у діалоговому віконці виберіть поле (колонку), по якому відбуватиметься відбір, та введіть критерій пошуку. Тапніть “ОК”. На екрані залишаться рядки, що відповідають введеному критерію. Якщо ви використовуєте латиницю, фільтр є регістронезалежним. В інших розкладках — перевіряйте, наприклад, в кирилиці — регістрозалежний. Ось так виглядатиме наш довідник, якщо для поля (колонки) “Назва” встановити в якості фільтру маленьку літеру “о”. Як бачите, Олія до списку не потрапила, тому що має лише велику “О”.

Меню. Налаштування колонок

Останній нерозглянутий пункт меню — “Налаштування”. За допомогою цього пункту ви можете налаштувати колонки усіх табличних частин довідників та документів та колонки журналів документів. Викликати налаштування можна двома способами:

  1. безпосередньо через Меню — “Налаштування” або
  2. за допомогою “довгого тапу” на назві колонки.

Результат буде однаковим — з'явиться діалог налаштувань колонок табличної частини.

Будь яка колонка табличної частини має такі реквізити:

  • “Поле” — службова назва (незмінна) поля (колонки) Випадаючий список цього поля — перелік усіх колонок таблиці.
  • “Назва колонки” — назва поточної (вибраної у попередньому віконці) колонки, яку ви бачите у заголовку колонки на екрані свого пристрою (цю назву можна змінювати).
  • “Вирівнювання” — горизонтальне вирівнювання значення в таблиці (можливі варіанти — вліво, вправо, по центру).
  • “Ширина” — значення ширини колонки встановлюється в пікселях.
  • “Порядковий номер” — спробуйте здогадатись самі.
  • “Видима” — при встановленні прапорця колонка показується в табличній частині, при знятті — колонка стає невидимою.
  • “Розтягувати” — при встановленому прапорцю ширина колонки автоматично розширюється, щоб таблична частина зайняла увесь екран.
  • “Переносити текст” — при встановленому прапорцю текст, що не вмістився в одному рядку , переноситься в інший, при виключеному — обрізається.
  • “З нового рядка” — активуйте цю опцію, якщо бажаєте, щоб значення цього поля виводилось в другому рядку.
  • “Тип” — можна встановити тип даних: текст, дата та два види числових значень — ціле та дійсне. В залежності від вибраного типу змінюється формат представлення даних в колонці.

Документ “Закупівля” (продовження)

Вийдіть з довідника “Товари” та зайдіть у журнал документів “Закупівля”. Якщо ви зберегли документ раніше, то він буде у самому верхньому рядку (нові документи додаються у верхній рядок журналу). Можете його відкрити, тапнувши на ньому. Перейдіть в закладку “Накладна” та тапніть “+”. Додати необхідну кількість товару можна двома способами:

  1. Якщо кількість товару невелика, тапніть чарунку “Кількість” відповідного рядка. Кількість збільшиться на 1. Наступний тап збільшить кількість ще на 1. Ціна буде підставлена з поля “Ціна закупки” довідника “Товари”. Зверніть увагу, що поруч з колонкою “Кількість” розташована колонка з поточним залишком товарів на вибраному складі.
  2. Якщо кількість велика, або ціна відрізняється від встановленої в довіднику “Товари”, необхідно викликати діалог підбору кількості і ціни. Це можна зробити, тапнувши в будь якій іншій чарунці рядка, окрім “Кількість”. В діалоговому вікні, що з'явилось, можна встановити необхідну ціну та кількість (тапнувши у відповідному вікні та ввівши потрібне значення) після цього можна відкоригувати кількість стрілками “вгору” — додати 1, “вниз” — зменшити на 1.

Додайте решту товарів за таким же принципом. Тапніть/натисніть кнопку “Назад” по завершенні. Для того щоб внести зміни, знаходячись в закладці “Накладна”, тапніть “+” та робіть усе, як описано вище. Знову тапніть/натисніть кнопку “Назад” по завершенні. Всі зміни зберігаються автоматично. Також для редагування або видалення рядків використовуйте контекстне меню. Перебуваючи в закладці “Накладна”, викличте контекстне меню довгим тапом на відповідному рядку. Як бачите, доступних опцій дві: пункт “Редагувати” дозволяє змінити кількість та/або ціну. Пункт “Видалити” видаляє з документу обраний рядок.

Починаючи з версії 0.4, в документі з'явилася закладка “Рахунок”.

Її таблична частина нічим не відрізняється від табличної частини закладки “Накладна”. Різниця в тому, що вміст закладки “Рахунок” не ініціює рух по регістрах, а є скоріше довідковою інформацією. Наприклад, якщо ви здійснили авансовий платіж якомусь контрагентові і бажаєте знати, за що саме ви заплатили, створіть документ “Закупівля” із закладкою “Рахунок”, в якій відобразіть предмет оплати. При отриманні товару, заповніть закладку “Накладна” (можна скопіювати з “Рахунку”: пункт меню “Скопіювати в накладну” або “Скопіювати з рахунку” залежно від того, в якій закладці ви знаходитесь). Для рахунку також існує своя форма для друку. Якщо Ви бажаєте використовувати закладку “Рахунок” (за замовчуванням ця можливість відключена), оберіть пункт “Документи” розділу “Налаштування та сервіси” головного меню програми, встановіть потрібні прапорці. Якщо ж рахунком Ви користуєтесь час від часу, в налаштуваннях цю функцію можете відключити і застосовувати прапорець “Показати рахунок” у закладці “Деталі” документів “Закупівля” та “Продаж”. Крім того, в розділі “Документи” меню “Налаштування та сервіси” ви можете встановити склад за замовчуванням, щоб не вводити його кожного разу при створенні документів “Закупівля” та “Продаж”.

Звіти

Картка товару

Звіт показує залишок товару на початок обраного періоду, його рух за період, поточний залишок на дати, коли відбувались операції з даним товаром та залишок на кінець періоду.
У вікні "Налаштування" встановіть період, виберіть товар або групу товарів (довгий тап на потрібній групі — пункт "Вибрати" контекстного меню), виберіть місце зберігання і тапніть “СФОРМУВАТИ”.

Для зміни налаштувань тапніть “Налаштування” та внесіть необхідні зміни. Якщо поля “Товар” і “Місце зберігання” залишити пустими, то звіт сформується по усіх товарах на всіх складах.

Зверніть увагу, що поле початку періоду “З” має бути старшим ніж поле кінця періоду “По”, інакше ви ризикуєте повернути час назад:) А от якщо вибрати місце зберігання, то звіт сформується тільки в кількісному вимірі.

Документ “Продаж”

Порівняно із документом “Закупівля”, робота з документом “Продаж” майже нічим не відрізняється, окрім можливості вибору категорії цін в закладці “Деталі” документу. При зміні категорії цін програма видасть запит, чи потрібно перерахувати вже додані товари. Створіть один документ для проби.

Контекстне меню

Контекстне меню також може використовуватись в журналах документів. Викликається так, як і в документах — довгим тапом.

Має такі опції:

  • “Новий” — створює новий документ
  • “Відкрити” — відкриває поточний документ для перегляду/редагування
  • “Копіювати” — створює новий документ шляхом копіювання поточного
  • “Видалити” — видаляє поточний документ
  • “Створити на підставі” — ця опція доступна в журналах “Закупівля” та “Продаж”. При її виборі створюється документ “Оплата”, а в якості документа-підстави виступає поточний документ
  • “Транзакції” — службовий пункт

Звіти (продовження)

“Рахунок торгівлі, прибутків та збитків”

є основним звітом програми. Призначення — показати суму перевищення вартості продажу товарів над їх купівельною вартістю. Купівельна вартість представлена у вигляді традиційної формули: Собівартість проданих товарів = Залишок на початок + Закупки за період — Залишок на кінець.

Відкрийте звіт (тапніть на його назві). З'явиться віконце налаштувань. Встановіть період та натисніть “СФОРМУВАТИ”.

Документ “Оплата”

Даний документ призначений для обліку оплат та вирахування заборгованостей дебіторів та кредиторів в розрізі документів. Робота з даним документом досить проста. Виберіть документ-підставу (тобто “Закупівля” або “Продаж” — в залежності від того, ви оплачуєте чи вам оплачують), поля “Контрагент” та “Сума” будуть заповнені автоматично, відкоригуйте суму, якщо оплата часткова, та тапніть “ОК”. Також можна спочатку обрати контрагента, а потім — документ-підставу.

Звіти (продовження)

“Борги”

Даний звіт призначений для відображення заборгованостей, що виникають в зв'язку з рухом товарів. Для того щоб його сформувати, тапніть “Борги” у списку “Звіти”, виберіть період та сформуйте звіт тапом на кнопці “СФОРМУВАТИ”. Якщо ви не вибрали контрагента або групу контрагентів (довгий тап на потрібній групі — пункт "Вибрати" контекстного меню), звіт буде сформований по усіх контрагентах, по яких був рух, або існували заборгованості за вибраний період. Якщо потрібно внести зміни до налаштувань звіту, тапніть “Налаштування” та проведіть пальцем по екрану вниз. З'явиться вікно налаштувань. Можна змінити період, вибрати або змінити контрагента (групу), а також деталізувати звіт (тобто показати рух в розрізі документів).

Документ “Переміщення товарів”

Якщо ви обліковуєте товари по місцях зберігання, вам стане у нагоді цей документ. Робота з ним доволі проста. В закладці “Деталі” оберіть місця зберігання звідки і куди переміщуємо. В закладці “Товари” встановіть необхідну кількість так, як ви це робили в документах “Закупівля” та “Продаж”. Збережіть документ.

Звіти (закінчення)

“Обігова відомість”

Стандартний звіт, який показує залишки товарів на початок періоду, надходження та витрачання за період та залишки на кінець. У вікні "Налаштування" встановіть період, виберіть товар або групу товарів (довгий тап на потрібній групі — пункт "Вибрати" контекстного меню) і тапніть "СФОРМУВАТИ". В “Налаштуваннях” також доступна опція показу лише поточного залишку. Також можна формувати звіт по окремому місцю зберігання або по усім (якщо жодне не вибране). В разі формування звіту по окремому складу, буде представлено лише кількісний вимір.

“Аналіз продажів”

Звіт допомагає проаналізувати продажі за декількома критеріями. Формується в розрізі товарів або по одному вибраному товару (групі). Також можна формувати звіт як в цілому по усіх продажах, так і вибираючи дані для певного контрагента (групи).

Звіт має п'ять колонок з даними:

  • Об'єм продажу показує, на яку суму було продано тих чи інших товарів. Більш інформативною, можливо, є остання колонка, яка показує питому вагу продажу даного товару у загальному об'єму продажів.
  • Собівартість реалізованих товарів — сподіваюсь, зрозуміло
  • Валовий дохід показує перевищення об'єму продажу товару (товарів) над його (їх) собівартістю.
  • Рентабельність продажу розрахована як відношення валового доходу до об'єму продажу.
  • У загальному підсумку — див. п. 1.

Можна формувати також коротку форму звіту (без двох останніх колонок), встановивши відповідні прапорці у чек-боксах у віконці налаштувань звіту.

Друк (доступний в Андроїд 4.4 або вище)

У програмі існує можливість друку документів (накладних) та звітів. Для доступу до цієї функції спочатку підключіть принтер. Можна скористатися декількома варіантами:

  • підключити хмарний принтер
  • підключити мережевий (Wi-Fi) принтер
  • підключити принтер через Direct Wi-Fi
  • зберігати друкарські форми на Google Disk.

Ви можете підключити будь яку кількість принтерів та обирати, на який з них відправляти завдання для друку.

Перевірити чи підключений принтер можна через Android “Налаштування” — “Друк”. Якщо в переліку є хоч один принтер, значить усе найскладніше позаду.

Тепер необхідно заповнити реквізити фірми (назва, адреса, телефон), які будуть присутні в друкарській формі (для цього виберіть в меню “Налаштування та сервіси” пункт “Реквізити друку” і заповніть заповніть відповідні поля). Після чого достатньо запустити “Salesman”, відкрити документ або сформувати звіт, натиснути “Меню”, вибрати “Друк”.

У вікні, що з'явилося, вибрати потрібний принтер (якщо їх декілька), встановити інші параметри, натиснути “Друк”, насолоджуватись.

Якщо ви не шукаєте легких шляхів (або підключити принтер не вдається), можете замість принтера вибрати пункт "Зберегти як PDF", а потім відправити pdf-файл по електронній пошті туди, де його можна роздрукувати традиційним способом без наведених вище турбот. Або безпосередньо контрагентові.

Цей посібник призначений тільки для того, аби допомогти вам якомога скоріше почати роботу з програмою. Для більш детальної інформації звертайтесь до Довідника. Також можна відправити запитання та побажання на електронну адресу info@bizakk.com. Щасти!