Вступление

Данный программный продукт является упрощенной учетной системой для учета движения товаров и услуг. Кроме движения товаров также в системе учитываются задолженности в разрезе первичных документов (закупок и продаж). Данная программа предназначена для использования самозанятыми лицами в сфере торговли и оказания услуг, которые не используют наемного труда, не ведут полноценного бухгалтерского учета, не осуществляют валютных операций. Программа позволяет лишь учитывать движение товаров и задолженностей в разрезе первичных документов. Также есть возможность печати счетов и накладных. Реализована возможность экспорта/импорта справочников в формате CSV.

С чего начать? Документ “Закупка”

Поскольку ваш бизнес заключается в том, чтобы продавать товары, логично было бы начать с документа “Продажа”, но еще с детства нам известно, что “для того чтобы продать что-то ненужное, нужно сначала купить что-то ненужное” ©. Для учета покупки чего-то ненужного используют документ “Закупка”. Для этого после запуска программы (предварительно установленной с Play Market) тапните на названии раздела “Документы”. Раскроется список доступных журналов документов. Выберите “Закупка”.

Затем нажмите “+” в правом верхнем углу. Будет создан новый документ “Закупка”, а на вашем экране будет закладка “Детали” документа. В этой закладке вы можете установить дату и время проведения документа, дату создания счета, выбрать поставщика и место хранения, куда приходуется (поступает) товар.

Для этого просто тапните в соответствующем поле и выберите необходимое значение в появившемся окне. Если нужного значения нет, просто добавьте его.

Справочники “Контрагенты” и “Места хранения”

Для добавления элемента справочника, находясь в нем (справочнике), тапните “+” в правом верхнем углу. Заполните все необходимые поля и нажмите “ОК”. Для выбора нужного элемента просто тапните на нем.

Документ “Закупка” (продолжение)

После заполнения всех реквизитов “Деталей” перейдите к закладке “Накладная”. Это можно сделать двумя способами:

  1. тапнуть на названии закладки или
  2. свайпнуть экран влево (провести пальцем по экрану справа налево)

Для добавления товаров нажмите “+”.

Появится таблица подбора товаров. Если необходимого товара в таблице нет, его необходимо добавить.

Справочник “Товары”

Добавление товаров

Добавить товар можно также двумя способами:

  1. находясь в таблице подбора товаров (фактически это справочник “Товары”), тапните “+” в правом верхнем углу. В соответствующем поле введите название товара, например Крупа гречневая. Если это не материальный актив, а услуга, поставьте флажок в чек-боксе “Услуга”. Если товар имеет штрих-код, введите его в соответствующее поле (“SKU”). В поле “Фасовка” можно сохранять количество единиц товара в упаковке. В нашем случае можно ввести 50. Заполните также поле Цена закупки, например, 0.8, уберите с экрана виртуальную клавиатуру и тапните “ОК”. Или
  2. перейдите в справочник “Товары”, для чего выйдите из документа “Закупка”, нажав кнопку “Назад” стандартной панели кнопок Android. Документ можно сберечь и вернуться к нему после добавления товара (товаров). Выйдите из журнала закупок в главное окно (еще раз кнопка “Назад”) и разверните список “Справочники”, тапнув на его названии. Тапните “Товары”. Потом “+” и сделайте все, как описано в предыдущем пункте

Остановимся отдельно на ценах.

Справочник “Цены продажи”

Программа предусматривает существование одной категории цены закупки и неограниченного количества категорий цен продажи. Категории цен продажи можно создавать в справочнике “Цены продажи”. Для создания категории цен зайдите в справочник “Цены продажи”. Для добавления новой категории цен нажмите “+”. Введите название, например, Розничная и коэффициент, например, 1.3. Нажмите “ОК”.

Коэффициент будет использоваться для расчета соответствующей цены при добавлении товара по алгоритму: цена закупки * коэффициент. То есть если вы добавили категорию цен “Розничная”, а коэффициент установили 1.3, то это будет означать, что при добавлении товара вы сможете автоматически рассчитывать цену продажи для него.

Справочник “Товары” (продолжение)

Добавление товаров (продолжение)

Как это работает? Выйдите из справочника “Цены продажи” и вернитесь в справочник “Товары”. Добавим цену “Розничная” для товара Крупа гречневая. Нажмите на строке (это “короткий тап”) Крупа гречневая. Или нажмите и удерживайте палец на этой строке на протяжении чуть более одной секунды (в дальнейшем будем называть это “длинный тап”), в появившемся контекстном меню выберите “Изменить” (на пункте “Удалить” останавливаться не будем, поскольку “и так все понятно” (© Рабинович)). Появится такое же диалоговое окно, как и при добавлении товара. Как вы заметили, в нижней части появилась категория цены “Розничная” с окошком для ввода ее значения. Если бы в справочник “Цены продажи” мы добавили бы еще “Оптовая” и “Распродажа” с коэффициентами соответственно 1.15 и 0.7 (можете сделать это сейчас), то получили бы три окошка — Розничная, Оптовая и Распродажа. Для автоматического расчета значений цен для данного товара тапните кнопку “Авторасчет”, а потом “Все” или “Пустые”.
Цены будут рассчитаны по приведенному выше алгоритму. Их значения будут соответственно 1.04, 0.92 и 0.56. В любой момент цены можно откорректировать вручную. Тапните в соответствующем окошке и введите новую цену. Завершите операцию тапом на “ОК”.

Иерархическая структура

Отметим, что справочник “Товары” многоуровневый. Создать новую группу (папку) можно, вызвав меню (соответствующая кнопка стандартной панели кнопок Android) и выбрав пункт “Создать новую группу”. Также в группе можно создать подгруппу, в ней еще одну и так далее (количество уровней не ограничено).

Для того чтобы войти в группу (папку), просто тапните на ее названии. При этом над таблицей справочника появится строка навигации. Подняться по иерархии вверх — тапните на соответствующем названии в строке навигации, или на Root (что означает корень, с которого начинаются все ветки) — для перехода в корневую директорию.

Просматривать справочник можно также с выключенной иерархией. Для этого тапните иконку “Иерархия” (в правом верхнем углу экрана на панели кнопок справа от “+”). В этом режиме строка навигации пропадает так, как если бы вы находились в корневой директории. Включить иерархическое представления — тапните эту иконку еще раз.

Сортировка

Все элементы располагаются в справочнике следующим образом: сначала группы (папки), потом обычные элементы в порядке их добавления. Однако строки справочника можно
сортировать, выбрав критерием любую колонку. Для этого необходимо лишь тапнуть заголовок соответствующей колонки. На нем появится стрелочка. Если она направлена вниз, выбран порядок по возрастанию. Если вверх — по убыванию. Если отсутствует — по умолчанию (то есть, в порядке добавления товаров).

Меню. Фильтр

Как отмечалось выше, меню вызывается нажатием кнопки “Меню” стандартной панели кнопок Android. Кроме “Добавить новую группу” в нем есть еще два пункта: “Фильтр” и “Настройки”.
Фильтр используется для отбора значений, которые соответствуют введенному критерию. Фильтр можно установить по любому полю (любой колонке таблицы). Для установки фильтра выберите пункт меню “Фильтр”, в диалоговом окошке выберите поле (колонку), по которому осуществляется отбор, и введите критерий поиска. Тапните “ОК”. На экране останутся строки, которые соответствуют введенному критерию. Если вы используете латиницу, фильтр будет регистронезависимым. В других раскладках — проверяйте, например, в кириллице — регистрозависимый. Вот так будет выглядеть наш справочник, если для поля (колонки) “Наименование” установить в качестве фильтра маленькую букву “к”. Как видите, Крупа гречневая в список не попала, поскольку имеет лишь большую “К”.

Меню. Настройки колонок

Последний нерассмотренный пункт меню — “Настройки”. С помощью этого пункта вы можете настроить колонки всех табличных частей справочников и документов, а также колонки журналов документов. Вызвать настройки можно двумя способами:

  1. непосредственно через Меню — “Настройки” или
  2. при помощи “длинного тапа” на названии колонки

Результат будет одинаковым — появится диалог настроек колонок табличной части.

  • “Поле” — служебное название (неизменное) поля (колонки). Выпадающий список этого поля — перечень всех колонок таблицы.
  • “Наименование колонки” — наименование текущей (выбранной в предыдущем окошке) колонки, которую вы видите в заголовке колонки на экране своего устройства (это название можно менять).
  • “Выравнивание” — горизонтальное выравнивание значения в таблице (возможные варианты — влево, вправо, центр).
  • “Ширина” — значение ширины колонки устанавливается в пикселах.
  • “Порядковый номер” — попробуйте догадаться сами.
  • “Видима” — при установке флажка колонка показывается в табличной части, при снятии — колонка становится невидимой.
  • “Растягиваема” — при установленном флажке ширина колонки автоматически расширяется, чтобы табличная часть заняла весь экран.
  • “Переносить текст” — при установленном флажке текст, который не помещается в одной строке , переноситься в другую, при выключенном — обрезается.
  • “С новой строки” — активируйте эту опцию, если хотите, чтобы содержимое этого поля выводилось в другой строке.
  • “Тип” — можно установить тип данных: текст, дата и два вида числовых значений — целое и действительное. В зависимости от выбранного типа меняется формат вывода данных в колонке.

Документ “Закупка” (продолжение)

Выйдите из справочника “Товары” и зайдите в журнал документов “Закупка”. Если вы сохранили документ ранее, то он будет в самой верхней строке (новые документы добавляются в верхнюю строку журнала). Можете его открыть, тапнув на нем. Перейдите в закладку “Накладная” и тапните “+”. Добавить нужное количество товара можно двумя способами:

  1. Если количество товара невелико, тапните ячейку “Количество” соответствующей строки. Количество увеличится на 1. Следующий тап увеличит количество еще на 1. Цена будет подставлена из поля “Цена закупки” справочника “Товары”. Обратите внимание, что рядом с колонкой “Количество” расположена колонка с текущим остатком товаров по выбранному складу.
  2. 2. Если количество большое, или цена отличается от установленной в справочнике “Товары”, необходимо вызвать диалог подбора количества и цены. Это можно сделать, тапнув в любой другой клеточке строки, кроме “Количества”. В появившемся диалоговом окне можно установить необходимую цену и количество (тапнув в соответствующем окне и введя нужное значение), после этого можно откорректировать количество стрелками “вверх” — добавить 1, “вниз” — уменьшить на 1.

Добавьте остальные товары по такому же принципу. Тапните/нажмите кнопку “Назад” по окончании. Для того чтобы внести изменения, находясь в закладке “Накладная”, тапните “+” и делайте все, как описано выше. Снова тапните/нажмите кнопку “Назад” по окончании. Все изменения сохраняются автоматически. Также для изменения или удаления введенных строк используйте контекстное меню. Находясь в закладке “Накладная”, вызовите контекстное меню длинным тапом на соответствующей строке. Как видите доступных опций две: пункт “Изменить” позволяет откорректировать количество и/или изменить цену. Пункт “Удалить” удалит из документа выбранную строку.

Начиная с версии 0.4, в документе появилась закладка “Счет”. По умолчанию эта закладка скрыта.

Ее табличная часть ничем не отличается от табличной части закладки “Накладная”. Разница в том, что содержимое закладки “Счет” не инициирует движение по регистрам, а является скорее справочной информацией. Например, если вы произвели авансовый платеж какому-либо контрагенту и желаете знать, за что именно вы заплатили, создайте документ “Закупка” с закладкой “Счет”, в которой можно отразить за что именно вы заплатили. При получении товара, заполните закладку “Накладная” (можно скопировать из “Счета”: пункт меню “Скопировать в накладную” либо “Скопировать со счета” в зависимости от того, в какой закладке вы находитесь). Для счета также существует своя печатная форма. Если Вы хотите пользоваться закладкой “Счет” (по умолчанию эта возможность отключена), выберите “Документы” меню “Настройки и сервисы”, установите нужные флажки. Если же счетом Вы пользуетесь время от времени, в настройках эту функцию можете отключить и пользоваться флажком “Показать счет” в закладке “Детали” документов “Закупка” и “Продажа”. Кроме того, в разделе “Документы” меню “Настройки и сервисы” вы можете установить склад по умолчанию, чтоб не вводить его каждый раз при создании документов “Закупка” и “Продажа”.

Отчеты

Карточка товара

Отчет показывает остаток товара на начало установленного периода, его движение за период, текущий остаток на моменты, когда производились операции с данным товаром и остаток на конец периода. В окошке “Настройки” установите период, выберите товар или группу товаров (длинный тап на соответствующей группе до появления контекстного меню, затем — “Выбрать”), выберите место хранения и тапните “СФОРМИРОВАТЬ”. Для изменения настроек тапните “Настройки” и внесите необходимые изменения. Если поля “Товар” и “Место хранения” оставить пустыми, то отчет сформируется по всем товарам на всех складах.

Обратите внимание, что поле начала периода “С” должно быть старше поля конца периода “По”, иначе вы рискуете повернуть время вспять :) А вот если выбрать место хранения, то отчет сформируется только в количественном выражении.

Документ “Продажа”

В сравнении с документом “Закупка”, работа с документом “Продажа” почти ничем не отличается, кроме возможности выбора категории цен в закладке “Детали” документа. При изменении категории цен программа выдаст запрос, пересчитывать ли цены уже добавленных товаров. Создайте один документ для пробы.

Контекстное меню

Контекстное меню также может быть использовано в журналах документов. Вызывается так же, как и в документах — длинным тапом.

Имеет следующие опции:

  • “Новый”— создает новый документ
  • “Открыть”— открывает текущий документ для просмотра/изменения
  • “Копировать”— создает новый документ путем копирования текущего
  • “Удалить”— удаляет текущий документ
  • “Создать на основании”— эта опция доступна в журналах “Закупка”и “Продажа”. При ее выборе создается документ “Оплата”, а в качестве документа-основания выступает текущий документ

Отчеты (продолжение)

“Счет торговли, прибыли и убытков”

есть основным отчетом программы. Назначение — показать сумму превышения стоимости продажи товаров над их себестоимостью. Себестоимость представлена в виде традиционной формулы: Себестоимость проданных товаров = Остаток на начало + Закупки за период - Остаток на конец. Откройте отчет (тапните на его названии). Появится окошко настроек. Установите период и нажмите “СФОРМИРОВАТЬ”.

Документ “Оплата”

Данный документ предназначен для учета оплат и расчета задолженностей дебиторов и кредиторов в разрезе документов.
Работа с данным документом довольно проста. Выберите документ-основание (то есть “Закупка” или “Продажа” — в зависимости от того, вы оплачиваете или вам оплачивают), поля “Контрагент” и “Сумма” будут заполнены автоматически, откорректируйте сумму, если оплата частичная, и тапните “ОК”. Также можно сперва выбрать контрагента, а потом документ.

Отчеты (продолжение)

“Долги”

Данный отчет предназначен для отображения задолженностей, которые возникают в связи с движением товаров. Для того чтобы его сформировать, тапните “Долги” в списке “Отчеты”, выберите период и сформируйте отчет, тапнув на кнопке “СФОРМИРОВАТЬ”. Можно выбрать как отдельного контрагента, так и группу (длинный тап на нужной группе и пункт “Выбрать” контекстного меню). Если вы не выбрали контрагента, отчет будет сформирован по всем контрагентам, по которым было движение либо существовали задолженности за выбранный период. Если необходимо внести изменения в настройки отчета, тапните “Настройки”. Появится окно настроек. Можно изменить период, выбрать или изменить контрагента, а также детализировать отчет (то есть показать движение в разрезе документов).

Документ “Внутреннее перемещение”

Если вы учитываете товары по местам хранения, вам пригодится этот документ. Работа с ним довольно проста. В закладке “Детали” выберите места хранения откуда и куда перемещаем. В закладке “Товары” установите необходимое количество так, как вы это делали в документах “Закупка” и “Продажа”. Сохраните документ.

Отчеты (окончание)

“Оборотная ведомость”

Стандартный отчет, который показывает остатки товаров на начало периода, поступление и расходование за период и остатки на конец. В “Настройках” также доступна опция показа только текущего остатка. Можно выбрать как отдельный товар или группу, так и все товары (если ни один не выбран). Также можно формировать отчет по отдельному месту хранения либо по всем (если ни одно не выбрано). В случае формирования отчета по отдельному складу, будет представлен лишь количественный учет.

“Продажи” (отчет)

Отчет помогает проанализировать продажи по нескольким критериям. Формируется в разрезе всех товаров или по одному выбранному товару (группе). Также можно формировать отчет как в целом по всем продажам, так и выбирая данные для конкретного контрагента (группу).

Отчет имеет пять колонок с данными::

  • Объем продаж показывает, на какую сумму было продано тех или иных товаров. Более информативной, возможно, является последняя колонка, которая показывает удельный вес продажи данного товара в общем объеме продаж.
  • Себестоимость реализованных товаров — надеюсь, понятно
  • Валовой доход показывает превышение объема продаж товара (товаров) над его (их) себестоимостью.
  • Рентабельность продаж рассчитана как отношение валового дохода к объему продаж.
  • В общем итоге — см. п. 1.

Можно формировать также короткую форму отчета (без двух последних колонок), установив соответствующие флажки в чек-боксах в окошке настроек отчета.

Печать (доступна в Android 4.4 или выше)

В программе есть возможность печати документов (накладных) и отчетов. Для доступа к этой функции сначала подключите принтер. Это можно сделать несколькими способами:

  • подключить облачный (виртуальный) принтер
  • подключить сетевой принтер
  • подключить принтер через Direct Wi-Fi
  • сохранить печатную форму на Google Disk.

Вы также можете подключить любое количество принтеров и выбирать, на какой из них отправлять задание для печати.

Проверить, подключен ли принтер, можно через Android “Настройки” — “Печать”. Если подключен хоть один принтер, значит все самое сложное позади.

Теперь необходимо заполнить реквизиты фирмы (название, адрес, телефон), которые будут присутствовать в печатной форме (для этого выберите в меню “Настройки и сервисы” пункт “Реквизиты печати” и заполните соответствующие поля). После чего достаточно запустить “Salesman”, открыть нужный документ или сформировать нужный отчет, нажать “Меню”, выбрать “Печать”.

В появившемся окне выбрать принтер, установить другие параметры при необходимости, нажать “Печать”, наслаждаться.

Если вы не ищете легких путей (ну или подключить принтер не получается), можете вместо принтера выбрать пункт “Сохранить как PDF”, а затем отправить pdf-файл по электронной почте туда, где его можно распечатать традиционным способом без вышеперечисленных хлопот. Ну, или напрямую контрагенту.

Данное руководство предназначено только для того, чтобы помочь вам как можно быстрее начать работу с программой. Для более подробной информации обращайтесь к Справочному руководству. Также можно отправить вопросы и пожелания на электронный адрес info@bizakk.com. Удачи!